Targi – terminarz

Aby targi okazały się sukcesem, trzeba się do nich dobrze przygotować. Należy przemyśleć cele, zastanowić się, co chcemy osiągnąć i w jaki sposób. Oprócz wyboru najbardziej odpowiedniego dla nas typu targów powinniśmy zdecydować, jakie stoiska targowe wchodzą w tym momencie w grę, jakie koszty możemy zaakceptować i na co powinniśmy kłaść większy nacisk, a z czego możemy zrezygnować.

Kiedy już zdecydujemy, co będzie nam potrzebne, musimy rozpocząć realizację celów i przystąpić do przygotowywania materiałów promocyjnych, banerów, reklam, do poszukiwania i szkolenia obsługi stoiska, organizowania transportu i noclegów w mieście, w którym odbędą się targi. Ważne jest, by wszystko to zacząć robić w odpowienim momencie, aby mieć dość czasu, by ze wszystkimi sprawami spokojnie zdążyć.

Wiele firm planuje przyszłe targi zaraz po tym, jak skończyły te ostatnie. Nieraz już rok wcześniej rezerwują miejsca oraz wybierają stoiska targowe – ich typ i położenie w hali targowej. Biorąc pod uwagę, że liczba miejsc na targach jest ograniczona, i działa tu zasad „kto pierwszy ten lepszy”, a liczba spraw do załatwienia przed targami spora, takie działania są jak najbardziej uzasadnione. Aby więc nie mieć przykrej niespodzianki, gdy dopiero tuż przed targami zaczniemy się do nich przygotowywać, powinniśmy skorzystać z terminarza targowego, który o wszystkim co najważniejsze nam przypomni.

› 8-12 miesięcy przed targami:

• ustalić cele
• wybrać targi
• wybrać typ, wielkość i położenie stoiska
• zgłosić uczestnictwo w targach

› 6-8 miesięcy przed targami:

• wybrać koncepcję stoiska
• zlecić zaprojektowanie i wykonanie stoiska specjalistycznej firmie
• zlecić reklamy w pismach branżowych oraz na targach (katalog targowy, bilety wstępu, bannery itp)
• przygotować materiały reklamowe
• wybrać personel stoiska, hostessy
• zarezerwować noclegi dla obsługi stoiska
• przygotować listę gości, których zaprosisz na targi

› 2 miesiące przed targami:

• przeszkolić obsługę stoiska
• rozesłać do klientów emailowe reklamówki z informacją o naszym udziale w targach
• zorganizować transport

› Miesiąc przed targami:

• wysłać zaproszenia do wybranej grupy klientów
• skompletować materiały reklamowe, promocyjne, biurowe, kuchenne i spożywcze potrzebne na stoisku
• ustalić terminy spotkań z klientami

› Tydzień przed targami:

• sprawdzić postępy budowy stoiska
• dokonać ewentualnych korekt w projekcie stoiska
• przypomnieć telefonicznie zaproszonym gościom o targach
• potwierdzić lub ustalić dokładne terminy spotkań

* Źródło: materiały szkoleniowe Międzynarodowych Targów Poznańskich